Tutti ry:n tietosuojaseloste

1. Tietoja käsittelevä yhdistys:

Tutti ry, Yliopistonranta 5, 65200 Vaasa.

2. Tietosuojavastaava:

Ilmo Laitalainen, sihteeri@tutti.fi, 044 203 9930.

3. Yhdistyksen käsittelemät tiedot:

a) Yhdistyksen jäsenrekisteriin kerättävät erilaiset henkilötiedot.
b) Yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin kerättävät erilaiset henkilötiedot.
c) Yhdistyksen massatilauksiin kerättävät erilaiset henkilötiedot.

4. Yhdistyksen henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoitus sekä perusteet:

a) Yhdistyksen jäsenrekisteriin kerättävät erilaiset henkilötiedot:

Tutti ry kerää jäsenrekisteriinsä jäsentensä nimet sekä kotipaikkakunnat yhdistyslain mukaisesti. Lisäksi
Tutti ry kerää jäsenrekisteriin jäsentensä opiskelijanumerot, liittymisvuoden, jäsenmaksun
suorituspäivämäärän, pääaineen sekä haalareiden koon. Opiskelijanumero kerätään siksi, että Vaasan
yliopistossa opiskelijoiden opiskelijasähköpostit ovat muotoa opiskelijanumero@student.uwasa.fi,
joten tällä tavalla yhdistyksen jäsenrekisteriin saadaan myös tietoon jäsenten opiskelijasähköpostit,
jotka auttavat yhdistystä tiedottamaan jäsenistöään esimerkiksi yhdistyksen tulevista tapahtumista.
Liittymisvuoden perusteella pystytään tarkastelemaan kuinka paljon uusia jäseniä yhdistys saa minäkin
vuonna ja jäsenmaksun suorituspäivämäärän avulla pystytään tarkkailemaan, onko jäsenmaksu
suoritettu. Pääaineen perusteella pystytään myös tarkkailemaan kuinka paljon minkäkin pääaineen
opiskelijoita liittyy yhdistykseen. Haalarikoon kerääminen auttaa jakamaan oikean kokoiset haalarit
oikeille henkilöille, kun vuosittainen haalaritilaus on saapunut.

Kaikkien edellä mainittujen tietojen keräämiseen vaaditaan Tutti ry:n jäsenen suostumus.
Jäsenrekisterin tietoja käsittelee Tutti ry:n hallituksen sihteeri.

b) Yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin kerättävät erilaiset henkilötiedot:

Tutti ry kerää erilaisiin yksittäisiin tapahtumiin tapahtumasta riippuen erilaisia henkilötietoja kuten
esimerkiksi ruoka-aineallergioita, nimiä, henkilötunnuksia, syntymäaikoja, sähköpostiosoitteita,
puhelinnumeroita, tiedon siitä onko henkilö Tutti ry:n jäsen vai ei sekä kansalaisuuksia. Nimien,
sähköpostiosoitteiden ja puhelinnumeroiden keräämisen syynä on yhteydenpito, jonka tarkoituksena
on informoida tapahtumaan osallistuvia henkilöitä tapahtumiin liittyvissä asioissa. Ruoka-aineallergioita
kerätään tapahtumiin, joissa osallistujille tarjotaan ruokaa, joten mahdollisten ruoka-aineallergioiden
tietäminen on olennaista. Henkilötunnuksia, syntymäaikoja ja kansalaisuuksia voidaan kerätä
esimerkiksi yritysvierailuja varten silloin kun se on tarpeen, sillä yritykset saattavat vaatia näitä tietoja.

Kaikkien edellä mainittujen tietojen keräämiseen vaaditaan tapahtumaan osallistuvan henkilön
suostumus. Yhdistyksen tapahtumiin kerättäviä erilaisia henkilötietoja käsittelee se Tutti ry:n
hallituksen jäsen tai toimihenkilö, kenen vastuulla tapahtuma on.

c) Yhdistyksen massatilauksiin kerättävät erilaiset henkilötiedot:

Tutti ry saattaa tilata massatilauksia, esimerkiksi yhdistyksen logolla varustettuja collegepaitoja
jäsenistölleen. Nämä tilaukset vaativat seuraavia henkilötietoja: nimi, puhelinnumero ja sähköposti
yhteydenpitoa varten sekä tilauskohtaista tietoa joka voi olla esimerkiksi paidan koko.

Kaikkien edellä mainittujen tietojen keräämiseen vaaditaan massatilaukseen osallistuvan henkilön
suostumus. Massatilauksiin kerättäviä erilaisia henkilötietoja käsittelee se Tutti ry:n hallituksen jäsen tai
toimihenkilö, kenen vastuulla massatilaus on.

5. Tietosisällöt:

a) Yhdistyksen jäsenrekisteriin kerättävät erilaiset henkilötiedot:

Yhdistyksen jäsenen nimi, kotipaikkakunta, opiskelijanumero, liittymisvuosi, jäsenmaksun
suorituspäivämäärä, pääaine ja haalareiden koko.
Jäsenrekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kunnes jäsenen tiedot poistuvat Vaasan yliopiston
tietokannasta.

b) Yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin kerättävät erilaiset henkilötiedot:

Tapahtumaan osallistuvan henkilön nimi, ruoka-aineallergiat, henkilötunnus, syntymäaika,
sähköpostiosoite, puhelinnumero, kansalaisuus ja tieto siitä, onko henkilö Tutti ry:n jäsen vai ei.
Yksittäisiin tapahtumiin kerättäviä erilaisia henkilötietoja säilytetään enintään viikon päähän
tapahtuman loppumisesta (jos tapahtuma maksuton) tai enintään viikon päähän siihen, kun tapahtuma
on päättynyt ja kaikki tapahtumaan osallistuneet henkilöt ovat maksaneet tapahtumaan
osallistumiseen vaadittavan maksun (jos tapahtuma maksullinen).

c) Yhdistyksen massatilauksiin kerättävät erilaiset henkilötiedot:

Massatilauksiin kerätään henkilöiden nimi, sähköposti, puhelinnumero sekä tarvittavat tilauskohtaiset
tiedot.

Massatilauksiin osallistuvien henkilöiden henkilötietoja säilytetään maksimissaan viikko siitä, kun tilaus
on toimitettu Tutti ry:lle ja kaikki tilaukseen osallistuvat ovat maksaneet osuutensa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet:

Jäsenrekisteriin, yksittäisiin tapahtumiin sekä massatilauksiin kerättäviä tietoja saadaan wwwlomakkeilla
ja sähköpostitse.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta muille tahoille.

Yksittäisten tapahtumien tietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa kolmannelle osapuolelle, esimerkiksi
cateringpalveluille vuosijuhlien yhteydessä tai yrityksille, joihin Tutti ry tekee yritysvierailuita.

Massatilauksien henkilötietoja luovutetaan tahoille, keiltä tilataan tuotteita ja palveluita.

Jäsenrekisterin, yksittäisten tapahtumien, massatilausten sekä yhteistyökumppaneiden
yhteystietolistan tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Tietojen suojauksen periaatteet:

Tutti ry:n jäsenrekisteriä säilytetään Tutti ry:n hallituksen ja toimihenkilöiden yhteisessä intranetissä,
jonne on pääsy vain Tutti ry:n hallituksen jäsenillä sekä toimihenkilöillä. Tutti ry:n hallituksen sihteeri
käsittelee jäsenrekisterin tietoja.

Tutti ry:n yksittäisten tapahtumien kerättyjä henkilötietoja säilyttää yksittäisen tapahtuman
vastuuhenkilö joka on velvollinen poistamaan tapahtumaan liittyvät tiedot kohdassa 5. määriteltyjen
aikamääreiden puitteissa.

Tutti ry:n massatilauksiin kerättyjä henkilötietoja säilyttää yksittäisen tapahtuman vastuuhenkilö joka
on velvollinen poistamaan massatilaukseen liittyvät tiedot kohdassa 5. määriteltyjen aikamääreiden
puitteissa.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista:

a) Yhdistyksen jäsenrekisteriin kerättävät erilaiset henkilötiedot:

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia
mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö
haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti
Tutti ry:n sihteerille. Tutti ry:n sihteeri voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan
henkilöllisyytensä.

b) Yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin kerättävät erilaiset henkilötiedot:

Jokaisella yksittäiseen tapahtumaan osallistuvalla henkilöllä on oikeus tarkistaa ilmoittamansa tiedot ja
vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli
henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää
kirjallisesti yksittäisen tapahtuman vastuuhenkilölle. Tapahtuman vastuuhenkilö voi tarvittaessa pyytää
pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

c) Yhdistyksen massatilauksiin kerättävät erilaiset massatiedot:

Jokaisella massatilauksiin osallistuvalla henkilöllä on oikeus tarkistaa ilmoittamansa tiedot ja vaatia
mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö
haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti
massatilauksen vastuuhenkilölle. Tapahtuman vastuuhenkilö voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää
todistamaan henkilöllisyytensä.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:

a) Yhdistyksen jäsenrekisteriin kerättävät erilaiset henkilötiedot:

Jäsenrekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen
rekisteristä. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti Tutti ry:n sihteerille. Tutti ry:n sihteeri voi tarvittaessa
pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Jäseniä kuitenkin pyydetään huomioimaan,
että yhdistyslaki vaatii säilyttämään tietoja jäsenen nimestä sekä kotipaikkakunnasta.

b) Yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin kerättävät erilaiset henkilötiedot:

Yksittäiseen tapahtumaan osallistuvalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien yksittäisen
tapahtuman henkilötietojen poistamista. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti yksittäisen tapahtuman
vastuuhenkilölle. Tapahtuman vastuuhenkilö voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan
henkilöllisyytensä.

c) Yhdistyksen massatilauksiin kerättävät erilaiset massatiedot:

Massatilauksiin osallistuvalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien massatilauksen
henkilötietojen poistamista. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti massatilauksen vastuuhenkilölle.
Tapahtuman vastuuhenkilö voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

11. Yhdistyksen keräämiin henkilötietoihin käsiksi pääsevät henkilöt:

Yhdistyksen henkilötietoihin käsiksi pääsevät Tutti ry:n hallitus sekä toimihenkilöt sähköposti- sekä
intranettunnustensa avulla. Tunnusten salasanat vaihdetaan vuosittain kun uusi hallitus sekä
toimihenkilöt valitaan.